"Foodizz. apakah tim saya perlu belajar cara mengelola inventory? khan sebetulnya sesederhana alokasi belanja dan stok barang ajah?"
Waduh, kalau saja semudah itu ilmunya mungkin ga akan ada business ownernya yang mengalami masalah HPP / COGS yang naik /boncos tanpa tahu apa yang sebetulnya sedang terjadi di dalam perusahaannya. Realitanya, HPP / COGS boncos tidak sesuai target menjadi salah satu tantangan dan masalah yang paling banyak dihadapi oleh setiap pebisnis kuliner, baik itu yang baru memulai, berkembang, dan bahkan yang sudah besar sekaligus.
Apa kaitannya HPP / COGS dengan inventory kemudian? Yah banyakk banget, karena jika kita sudah paham rumus dari HPP / COGS maka kita akan paham inventory adalah salah satu penyebab naiknya COGS / HPP (coba cek di artikel lainnya bahasan ini: Rencana EFISIEN malah jadi BONCOS & FATAL), karena itulah mengelola inventory akan menjadi faktor kunci kita menjadi HPP / COGS sesuai target. Ini baru dari satu sudut pandang loh HPP, belom lagi jika kita bahas inventory terkait dengan profitability, cash flow, kepuasan konsumen, wah makin ga bisa tidur nanti Sahabat Foodizz semua (next time kita bahas yah).
Ok back to the topic, so apa nih yang harus kita perhatikan untuk dapat mengelola inventory dengan tepat? Yuk Kita bahas:
1. SALES FORECAST (Rencana Penjualan)
Forecasting penjualan sangat penting dalam mengelola inventory
Berapa banyak yang harus di beli dan kemudian di simpan
Berapa lama barang harus disimpan, berapa besar kapasitas simpan
Semua ini akan tergantung dengan proyeksi penjualan
Semakin akurat data penjualan dan proyeksinya akan semakin bagus
Jadi Anda harus memiliki sistem untuk menyajikan data secara akurat
Selain itu juga data harus disajikan cepat
2. ACCURACY OF DATASTOCK (Data Stok yang Akurat)
Pastikan kita memiliki akurasi stok data yang akurat
Hal ini penting agar tidak terjadi pembelian berlebihan stok
Karena impact terhadap kelebihan stok sangat banyak bagi perusahaan
HPP bisa meningkat, resiko barang rusak, serta cash flow terganggu
Apalagi untuk cabang yang sudah banyak, wah ini super penting sekali
Tidak bisa lagi manual, wajib menggunakan teknologi ERP
Bahan baku yg tidak berkualitas bisa membuat inventory membengkak
Contoh: dikirim ayam mentah yang sudah tidak fresh
Contoh: sayur-sayuran dan buah yang sudah hampir busuk
Jadi pastikan kualitas harus terjaga dengan sangat baik
Baik ketika diterima dari vendor, atau ketika di stok di outlet / gudang
Misal inventory dibiarkan terpapar matahari sehingga rusak
Atau misalnya stock es batu diletakan di tempat panas
4. FLEXIBILITY OF DELIVERY TIME = Waktu Pengiriman Fleksibel
Waktu pengantaran yang fleksibel juga jadi faktor penting
Jika vendor dapat antar barang fleksibel kita tidak perlu stok banyak
Selain itu menghidari resiko barang jadi cepat rusak, hilang, dll
Penjualan / sales juga bisa dijaga khususnya menu unggulan
Menu yang HPP nya rendah dan margin profit tinggi
Menu ini terhindar dari sold out jika vendor fleksibel dalam pengantaran
5. LOCAL SUPPLIER = Vendor / Supplier Tersedia Secara Lokal
Supplier lokal solusi untuk mengelola inventory
Kita tidak perlu banyak melakukan stok jika supplier ada di lokal
Apakah bisa dikombinasikan dengan poin no 4
Semakin jauh supplier / vendor, maka resiko inventory akan semakin besar
Kita butuh melakukan stok lebih banyak dengan semua resikonya
Belum lagi resiko lost opportunity akibat inventory habis
Jadi sebisa mungkin vendor atau supply chainnya ada di lokal
6. SINGLE PACKAGE = Dibuat Per porsi
Single package sangat membantu kontrol inventory
Hitung dan kontrol stok per porsi tentu akan sangat mudah
Sekaligus tentu mengurangi banyaknya inventory yang dikelola
Contoh sop buntut siap rebus atau bakar yg sudah per porsi
Kebayang ga kalau sop buntutnya dibuat sendiri di dapur?
Bisa tambahan belasan bahan baku bareng loh itu yang harus dibeli
Selain tentu masalah konsistensi produk juga jadi beresiko
Apalagi menu tersebut misalnya hanya merupakan varian atau tambahan
Per porsi ini bisa di order ke vendor, bisa juga dibuat di dapur sendiri
Jika dapur sendiri, artinya bentuknya central kitchen atau rumah produksi
7. QUANTITY ORDER = Jumlah Pembelian
Pastikan punya vendor yang mau negosiasi minimal pembelian
Semakin sedikit stok, di kombinasi poin no 4 dan 5 semakin baik
Jadi kita tidak perlu melakukan stok yang banyak
Cara negosiasi soal ini adalah: kasih proyeksi pertumbuhan bisnis kita
Kalau supplier / vendor liat kita potensial jadi besar, mereka akan support
Ketersediaan barang juga harus jadi pertimbangn di poin no 7 ini
Jika barang banyak tersedia, supplier juga banyak, yah eksekusi tentu
Hal ini juga penting untuk menjaga cash flow bisnis kita
8. STORAGE & EQUIPMENT = Gudang Penyimpanan dan Peralatan
Ukuran storage juga sangat krusial terkait dalam bisnis kuliner
Tidak harus kecil sehingga inventory jadi sedikit
Tapi juga jangan over capacity sehingga seolah-olah harus banyak stok
Selain itu ketersedian equipment juga sangat penting seperti frezer, chiller, dll
Kualitas dan kuantiti wajib diperhatikan dengan tepat
Jika frezer misalnya beli 2nd, sering rusak, maka ada resiko inventory rusak
Selain itu bisa juga FIFO atau FEFO tidak berjalan sehingga banyak expired
9. PEOPLE CAPABILITY = Kemampuan & Tanggun jawab
Mengelola inventory itu butuh ilmu dan skill
Butuh orang yang punya pengalaman dan kemampuan tentunya
Jadi ga bisa tunjuk orang sembarang untuk kelola inventory
Apalagi misalnya bisa kita omsetnya sudah ratusan juta or miliar per bulan
Bayangkan ajah gerbang duit keluar dikelola sama anak kemarin sore
Yah pasti kacau inventory bisnis kita, baik kekurangan or kelebihan
Jadi perlu cari yang berpengalaman atau kasih edukasi orang kita
Ingat, percaya ajah ga cukup kalau udah urusan mengelola inventory
Liat 15 poin pembahasan ini, yakin bisa dijalankan yang masih newbie?
10. IMPLEMENTATION OF TECHNOLOGY
Teknologi terkait dengan inventory perlu di implementasikan sejak awal
Apalagi jika kita punya rencana untuk menjadi bisnis yang berkembang
Semakin besar perusahaan, akan semakin kompleks urusan inventory ini
Apalagi misalnya bisnis kita Full Service Restaurant
Dimana SKU / bahan baku / barang jumlah ratusan
Inventory perlu dipantau secara realtime dan perlu analisa detail
Dan hal ini hanya memungkin jika dilakukan penerapan teknologi
Contoh bisnis kita punya 10 cabang, artinya 10 gudang outlet
Kebayang ga semua dilakukan secara manual? pasti JEBOL dan TIDAK AKURAT
Teknologinya apa? Khusus restaurant temen-temen bisa gunakan ESB
11. STORAGE OUTSOURCING (3PL, 4PL) = Gudang Pihak ke-3
Melakukan outsource juga salah satu untuk mengelola inventory
Kita tidak perlu punya gudang pusat dan besar denan inventory besar
Selain itu juga bahkan 4PL company bisa melakukan pembelian dulu
Kita cukup memberikan forecasting ke 4PL company untuk inventory
Ada biaya tentu yang harus ditanggung ketika melakukan outsource
Tapi secara management akan lebih mudah dikelola, karena terpusat
12. ALTERNATIVE VENDOR
Sebaiknya bahan baku yang kita miliki punya alternative vendor
Semakin banyak vendor alternative atau cadangan, akan semakin baik
Hal ini membuat kita tidak tergantung dengan satu dua vendor
Jika tergantung, maka kita harus mengamankan stok dengan lebih banyak
Misal vendornya libur, atau belum dibayar, sehingga tidak mau kirim
Nah khan bakal kacau inventory kita kalau sudah tergantung gini
Alternatif vendor juga membuat kuantiti pembelian tidak perlu banyak
13. GOODS RECEIPT CONTROL
Penerimaan barang wajib ada sistem kontrol yg ketat
Kontrol dalam hal kualitas dan kuantitas barang yang dikirim
Selain itu juga penting untuk di kontrol waktu pengiriman
Hal ini sangat berpengaruh terhadap inventory bisnis kita
Misalnya bahan segar telat kirim, sehingga tidak terpakai, dan banyak waste
Bisa juga barang yg dikirim sudah banyak yang rusak dan busuk atau expired
Tentu masalah di atas akan berdampak pada inventory bisnis kita
14. ALTERNATIVE MATERIAL
Penting untuk punya alternatif bahan baku jika stok terbatas atau kosong
Misal roti keju menggunakan brand x, nah pake brand y juga masih ok
Tapi pastikan secara kualitas tidak berubah
Biasanya ini bisa dilakukan untuk non product core (unggulan)
Hal ini juga tentu tidak jadi pilihan utama, hanya sebagai cadangan
Apalagi misalnya barangnya diperlukan hanya dalam jumlah sedikit
Sementara misalnya vendor utama harus ada volume pembelian
Nah daripada over inventory, mending kita ganti material / bahan bakunya
15. KPI, REWARD, & PUNISHMENT
Ingin suskes mengelola inventory sesuai dengan target kita?
Pastikan ada ukuran suksesnya apa dan siapa penanggung jawabnya
Tanpa hal ini semua akan lepas tangan dan saling tunjuk
Tentu berikan juga reward (hadiah) dan punihsment (konsekuensi)
Dengan begitu akan fair, tanggung jawab sebanding dengan rewardnya
Ingat ini bagian yang sangat penting, jadi harus ada penanggung jawabnya
Nah Sahabat Foodizz semua, itulah 15 Cara Mengelola Inventory dalam Bisnis Kuliner, silahkan komen di kolom bawah jika ada poin-poin lain yang perlu dibahas atau terlewat untuk dibahas. Semoga artikel kali ini bisa bermanfaat untuk Sahabat Foodizz semua dalam menjalankan bisnis kulinernya serta mengelola inventorynya.
Doain yah agar Foodizz Academy bisa terus berbagai dengan konsisten untuk Sahabat Foodizz semua agar industri kuliner di Indonesia makin berkembang, banyak brand lokal dan sukses dan tentu memberi manfaat bagi masyarakat.\
Foodizz Academy www.foodizz.id www.sekolahkuliner.com
Artikel ini diperbolekan untuk di share & di posting ulangdengan mencantumkan sumber artikel www.foodizz.id/artikel
Artikel ini tidak diperkenankan untuk penggunaan komersial, untuk penggunaan komersial wajib mencantumkan ijin tertulis yang diajukan melalui e mail: info@foodizz.id
{{ comment.length }} Comment
Sort By
{{ comment.username }}
{{ comment.body }}
Dikomomentari pada {{ comment.formatted_published_at }}
