Weekend pagi ini ada yang menarik ketika datang ke sebuah cafe yang cukup besar di Bandung untuk menikmati segelas kopi dan beberapa camilan setelah ber olahraga. Ketika masuk, sudah ada antrian sekitar 5 orang , sebetulnya saya sudah feeling kurang enak nih, kok yang ada di area bar hanya 2 orang, dan area dapur hanya 1 orang, padahal sudah ada antrian konsumen, tapi yah sudah karena sudah datang yah lanjut saja order.
Setelah order, duduklah saya di area depan bar, yah karena pemain F&B dan juga edukator dan konsultan, kebiasaan saya memang mengamati dengan detail apapun yang ada dan terjadi di dalam cafe tentunya hehe. Order sudah berjalan 25 menit, kopi, smoothies, dan roti kok blom muncul juga yah, antrian makin panjang yang datang, dan terlihat 2 orang "mbak-mbak" (karyawan cafe) sepertinya "panik" menghadapi banyaknya order dine in, blom lagi ditambah abang online delivery yang juga bermunculan.
Yes, finally kamu bisa tebak lah cerita di atas hasilnya gimana, orderan baru datang setelah 1 jam, ada abang ojek yang mulai marah, konsumen yang mulai gelisah, dan diperparah karyawan yang mulai panik tapi sambil bicara "waduh ini barangn kosong, belum disiapkan", "Dapur gimana, kok yang ini belum keluar-keluar pesanannya". Dua orang di bar, handling antrian order sambil membuat berbagai varian minuman, plus ada menu "matcha" yang dibuat dari bubuk hehe, CHAOS lah.
Salahkah karyawan yang bertugas (FYI: 2 orang di bar dan 1 orang di dapur - 1 lagi baru datang) dengan situasi seperti ini? Sekilas kalau saya lihat sih ini masalahnya di managing people / mengelola jumlah orang di waktu ramai, memang pada dasarnya ini KURANG ORANG, tapi diperparah tidak ada LEADER (sepertinya), serta tidak ada ANTISIPASI TRAFFIC WEEKEND yang seharusnya sudah bisa ditebak berdasarkan history, traffic weekend itu seperti apa.
Tentu kurang orang dalam bisnis kuliner itu hal biasa karena memang ada saja yang jadi penyebabnya, misalnya mendadak sakit, berhalangan, telat (ban bocor, hujan, ga dapet angkot, dll) sampai yang tidak datang tanpa kabar sama sekali, pertanyaannya apakah kita sudah paham langkah statejik atau langkah antisipasi nya jika kita kekurangan orang di outlet? Yuk Kita bahas.
1. Informasi dan Koordinasi Internal dengan Cepat
Pastikan jika kekurangan orang di outlet, informasi ini harus segera sampai di decision marker (manager, area manager, direktur, atau owner) tergantung seberapa kecil dan besarnya organisasi kita. Hal ini penting agar decision marker bisa segera mengambil keputusan langkah apa yang harus dilakukan untuk mengantisipasi kekurangan orang di lapangan.
2. Minta Maaf dan Komunikasi dengan Tulus
Ini hal pertama perlu diperhatikan jika mendapati kita kurang orang dan order lama keluar, mulailah dengan meminta maaf ketika konsumen akan melakukan order bahwa kemungkinan order akan lama, dan meminta maaf ketika mengirimkan/menyajikan order bahwa order nya baru selesai dan baru bisa dinikmati. Tidak semua konsumen "rese". kadang konsumen hanya perlu mendengar "Kak mohon maaf yah agak lama ordernya".
3. Batasi menu yg dijual
Membatasi menu yang dijual atau melakukan SOLD OUT MENU dan berfokus pada menu-menu tertentu khususnya yang memang paling banyak di order oleh konsumen juga bisa jadi solusi terkait dengan kekuarangan orang. Hal ini membuat karyawan yang dilapangan bisa bergerak cepat membuat menu yang di order karena seragam dan tidak terlalu bervariasi.
4. Informasikan Waktu Penyajin
Bersikap jujur dengan menginformasikan waktu penyajian, karena memang sedang ramai juga, bisa dipraktekan untuk mengurangi ekspektasi konsumen makanan / minuman datang dengan cepat. Contoh jika kita makan di Sushi Tei, biasanya waiter akan menginformasikan jika waktu penyajian kurang lebih 15-25 menit, hal ini membuat kita akan lebih "sabar" karena sudah tau kurang lebih waktu penyajiannya.
5. Berikan Komplimen
Biasakan memiliki komplimen untuk sewaktu-waktu bisa digunakan atau memang jadi bagian strategi untuk membuat konsumen "sibuk / sabar" menunggu pesanan datang, contoh di Bakso Malang Karapitan (BMK) disediakan snack kerupuk yang bisa diambil sepuasnya, sehingga kita sebagai konsumen jadi punya kesibukan, yaitu makan snack. Tapi ingat, perhatikan HPP secara keseluruhan yah, tidak semua bisa dipraktekan seperti ini, bisa juga komplimennya di simpan dan dikeluarkan jika dibutuhkan saja.
6. Tutup Area (Dapur / Bar)
Kita juga bisa melakukan penutupan area dapur / bar, atau seluruh order untuk sementara waktu jika di rasa antrian sudah terlalu panjang dan tidak memungkinan untuk diterima seluruh ordernya, jangan nekat, order tetep masuk tapi orang kurang, yang ujungnya malah KOMPLAIN, ketidakpuasan yang bisa berujung suasana tidak kondusif di outlet, seperti konsumen marah-marah atau bisa jika complain ini ke media lain yang merugikan brand kita seperti ke sosmed atau google review.
7. Transfer Karyawan Outlet Lain
Kekurangan karyawan di operasional juga bisa di solusikan dengan melakukan transfer karyawan (pinjam) dari outlet lain, yah tentu ini hanya berlaku jika kita punya lebih dari 1 outlet. Kembali lagi ke poin no 1, yang penting adalah informasi dan koordinasinya harus cepat. Cari outlet yang secara jam buka di waktu yang bersamaan relatif lebih santai atau bahkan outletnya belum buka (misalnya ada di mall yang baru buka jam 10) nah lakukan transfer / pinjam karyawan dari outlet ini.
8. Back up Part-timer
Kita juga harus memiliki database part-timer atau casual employee untuk situasi-situasi seperti ini yang bisa segera kita kontak begitu kita mendapatkan informasi bahwa tim operasional kurang orang di hari tersebut. Part-timer atau casual ini juga sebaiknya sudah pernah di training karena jangan sampai standarnya jelek dan parah. Bisa juga batasi part-timer atau casual ini hanya dibagian-bagian tertentu saja seperti dishwaser, cleaning service, atau bagian service yang fokus clean up.
9. Sistem Order dan Service
Kita perlu punya back up dan kebijakan terkait sistem order dan service yang bisa digunakan dalam kondisi tertentu, contoh misalnya produk biasa diantar ke meja konsumen, nah di kondisi tertentu kita menggunakan pager system di mana setelah menu jadi/selesai dibuat dan siap untuk disajikan, pager di konsumen akan berbunyi untuk mereka ambil sendiri ke area service, hal ini membuat SDM yang ada bisa fokus pada pembuatan produk. Bisa juga misalnya order hanya bisa dilakukan di QR table,sehigga tidak perlu kasir, kembali lagi SDM kasir jadi bisa fokus membuat produk.
10. Wajib punya Leader
Jika kita sudah tau ini weekend, traffic tinggi secara history penjualan, maka tentu wajib sekali ada leader di outlet, jangan hanya staff biasa yang ada di jam / kondisi tersebut karena mereka tidak punya wewenang untuk mengambil keputusan, serta juga tidak berpengalaman untuk handling situasi yang terjadi. Bagaimana jika sedang libur? Pertanyaan kenapa libur di traffic tinggi? atau setidaknya buatkan SOP handling dan pemahaman untuk tim di lapangan berbagai poin yang kita bahas.
Nah semoga 10 langkah antisipasi ketika kita KEKURANGAN ORANG di OPERASIONAL di atas bisa menjadi insight dan ilmu yang bisa sahabat kuliner terapkan di dalam bisnis nya. Hal ini PASTI terjadi biasanya di dalam bisnis kuliner, tinggal waktunya saja kapan hehe, tapi jika hal tersebut terjadi kita sudah tau solusinya dan tim kita juga sudah di training untuk langkah-langkah solusi di lapangan.
Semoga bermanfaat dan titip doakan selalu Foodizz Academy bisa terus berkembang menjadi besar, bermanfaat serta selalu dapat berkarya bagi pengembangan industry kuliner di Indonesia. Sukses selalu brand Kuliner Indonesia.
#Operasional #Operation
Buat Sahabat Kuliner yang membutuh Mentoring dan Konsultasi terkait Back Office Cost Strategy, silahkan hubungi tim Foodizz Aacademy di link ini: CS Foodizz: +62-811-2009-7974
Foodizz Academy
www.foodizz.id
Disclaimer:
Diunggah {{ article.formatted_published_at }}
