Belanja bahan baku merupakan salah satu hal yang sangat penting untuk di kontrol dalam bisnis kuliner karena punya pengaruh besar terhadap profit dan cash flow perusahaan. Jebol di belanja bahan baku maka impact nya akan langsung signifikan bagi bisnis kita dalam jangka pendek, karena itulah sebagai pebisnis kuliner kita harus memahami ilmu terkait belanja (pembelian / purchasing).
Hal ini makin lebih runyam lagi sebetulnya jika kita ternyata tidak pernah menyusun strategi dan planning yang terkait dengan bahan baku dan percaya gitu ajah soal belanja ini ke PIC atau tim yang memang kita percayakan. Pertanyaan sederhananya, tau dari mana yang dibelanjakan sudah betul, tepat, boros atau tidak boros? asumsikan saja tim kita orang-orang yang jujur dan kepercayaan, tapi tetap saja, apakah sudah tepat belanjanya? Apakah mereka punya ilmu terkait dengan purchasing / procurement? Apakah mereka belanja berdasarkan data dan target?
Nah jika jawabannya tidak, atau Sahabat Foodizz ragu-ragu, maka artikel ini wajib banget dibaca sampai selesai dan sesegera mungkin implementasikan semua detail di dalamnya. Yuk kita mulai:
1. Master Database Vendor
Kunci awal melakukan kontrol belanja adalah pastikan jika database vendor yang di dalamnya memuat seluruh informasi terkait vendor, khususnya harga beli dan satuan, memang sudah betul dan di approval oleh pemilik bisnis. Jika Anda tipikal yang mempercayakan kepada karyawan terkait dengan belanja ini, maka pastikan di cek final lagi satu per satu apakah ada keanehan terkait dengan detail informasi vendor yang ada, misalnya apakah harga nya memang sesuai dengan yang ada di pasaran atau yang seharusnya. Kunci dalam hal ini adalah digitalkan data master database vendor ini, jangan manual pake excel apalagi hanya di save no HP milik karyawan.
Kebocoran belanja biasanya yang dimulai dari sini, contoh ayam fillet yang biasa dibeli oleh karyawan harganya 55 ribu, ternyata setelah di cek di pasaran harganya hanya 48 ribu kok, jadi ada selisih 7 ribu yang "ada apa-apa" sebetulnya, bisa jadi memang karyawan ada main margin, bisa jadi juga karyawannya ajah yang kurang banyak survey vendor, sehingga percaya gitu ajah, tapi poin paling bersalah sih yang tetap Anda sebagai pemilik bisnis, kenapa tidak diperiksa sejak awal?
Saran, coba di digitalkan master database ini menggunakan ERP agar kita bisa melakukan kontrol terhadap bisnis kita dengan lebih baik, rekomendasi ERP khusus bisnis kuliner bisa coba cek link ini: ERESTO
2. Pastikan BOM (Bill of Material) Sudah Betul
Nah setelah poin pertama dipastikan secara betul dan detail (paling bagus tentu di digitaliasi menggunakan ERP = Enterprise Resources Planning) maka kunci kedua agar belanja tidak boncos adalah PRESISI dalam PRODUCT COST / HARGA RESEP/ BILL OF MATERIAL. Periksa kembali dengan betul terkait hal ini, jika Anda sudah menggunakan ERP seperti dari ERESTO, di sini disediakan aplikasi untuk memasukan rumus resep khusus bisnis kuliner yang biasanya bertingkat. Contoh: nasi, harus di buat resep dulu baru kemudian nanti bisa dihitung di menu 150 gram harganya berapa, ga bisa tuh kita masukan 1 kg beras jadi bagian menu khan.
Contoh lain, 1 kg daging frozen, setelah penyusutan (cairan, darah, lemak yang dibuang) hanya menghasilkan 800 kg siap olah, artinya jika di menu kita menggunakan 100 gram daging, maka dari 1 kg hanya 8 potong saja didapatkan, bukan 10, nah ini khan pengaruh besar ke PRODUCT COST / harga resep. Kebayang yah Sahabat Foodizz terkait hal ini, karena ini kunci yang sangat penting nanti untuk poin-poin selanjutnya, salah dalam harga resep / product cost ataupun kurang adanya realtime database terkait dengan product cost akan menyebabkan belanja kita bisa boncos.
3. Data COGS / HPP Bedasarkan Product Matrix
Pastikan kita memiliki report dan analisa yang realtime atau cepat terkait dengan product matrix yang terjadi dalam 1-3 bulan (history ke belakang) untuk melakukan analisa HPP yang terjadi berdasarkan BOM (Bill Of Material) / Harga Resep, sehingga dari sini kita bisa tau berapa nilai belanja seharusnya yang terjadi berdasarkan product matrix ini per bahan baku.
Dengan mengetahui HPP dari product matrix ini, kita bisa langsung melakukan kontrol belanja setiap bahan baku dan buffer (kelebihan) nya, sehingga menghindari over belanja yang menyebabkan bisnis kita bisa boncos atau overstock.
4. Target & Kontrol Rencana Belanja Mingguan & Bulanan
Pastikan kita juga sudah men set up target belanja minggun dan bulanan berdasarkan target sales dan HPP yang sudah dibuat sebelumnya, target dan control belanja ini harus detail sampai per satuan bahan baku, bukan hanya secara general, itulah mengapa butuh dikontrol secara mingguan belanja dan realisasinya, agar bisa jadi bahan evaluasi.
Target dan control ini akan membuat kita lebih tenang dan merasa lebih aman sebagai business owner karena kita tau berapa jumlah uang yang akan dikeluarkan setiap mingguan dan bulanan, serta pengeluaran tersebut sudah kita approval, sehingga tidak terjadi pembelanjaan yang berlebihan atau kurang belanja, karena semua sudah by data, bukan lagi menggunakan feeling atau kebiasaan belanja yang sudah-sudah.
5. Perhatikan Perputaran Inventory (Product Matrix)
Perputaran inventory juga perlu dilakukan dan biasanya digabungkan dengn poin no 4 secara kontrol, karena bisa jadi belanja akan lebih besar jika ternyata inventory yang terserap memang yang mahal-mahal, karena dilapangan produknya laku keras, tapi bisa juga sebetulnya kita tidak perlu belanja lebih atau bahkan bisa lebih kecil, karena inventory nya kita masih banyak karena satu dan lain hal, misalnya sales lagi turun karena hujan atau bisa juga produk yang terjual cukup merata.
6. Inventory di Vendor
Salah satu strategi juga untuk mengontrol belanja namun dengan tidak mengorbankan ketersediaan bahan baku yang digunakan untuk membuat menu di outlet adalah dengan memberikan forecast kebutuhan bahan baku ke vendor dalam waktu 1 bulan atau 2 bulan, namun kita akan mengeluarkan PO (Purchase Order) sesuai kebutuhan kita seacara mingguan, sehingga inventory bahan baku kita berada di vendor, serta kita hanya perlu membayar sesuai PO.
Biasanya hal ini bisa dilakukan jika memang kita sudah kerjasama dengan vendor dan memang memiliki track record atau memang perusahaan kita sudah besar dan terkenal, sehingga vendor tidak khawatir barangnya tidak terserap oleh kita.
7. Belanja dalam Volume Besar bayar sesuai PO
Belanja dalam volume besar juga bisa membuat kita lebih efisien atau berhemat secara biaya, namun dalam menerapkan hal ini ada beberapa catatan penting yang harus diperhatian oleh Sahabat Foodizz semua. Pertama, serapan stock barang memang bisa cepat dihabiskan, misalnya dalam waktu 2 minggu atau 1 bulan, lebih cepat lebih baik tentunya. Kedua, PO (Purchase Order) dibuat berdasarkan kebutuhan mingguan, bukan dibuat dalam sekali PO dan tagihan. Ketiga, cash flow juga perlu diperhatikan jika ternyata PO (Purchase Order) harus tetap dibayar sesuai PO nya.
Jadi poin 7 ini harus hati-hati, kejadiannya bisa sebaliknya soalnya, mau berhemat dan efisien malah jadi boncos ujungnya karena terlalu nafsu dapet harga murah tapi teryata serapan barang lama, berbulan-bulan, sementara pembayaran TOP (Term of Payment) nya hanya 2 minggu atau 1 bulan, ini namanya “kalah cashflow”.
8. KPI Purchasing / Procurement
Terakhir, tentu semua poin akan lebih mudah di kontrol jika kita jadikan KPI dari divisi yang terkait, biasanya adalah divisi puchasing, SCM (Supply Chain Management), serta juga finance, tentu kita sebagai business ownernya ga mau dong terus mantengin soal ini, bisa ga ngerjain hal lain khan, karena itulah poin 8 ini juga sangat penting. Tetapkan target dan juga siapkan reward & punishment terkait hal ini, dan lakukan kontrol setiap bulan di management meeting antara target dan realisasi yang terjadi.
Nah sahabat Foodizz semua, semoga bahasan kali ini bisa bermanfaat buat semua, pastikan dibaca dan dimplementasikan karena ini soal DUIT kamu yang bakal ilang (inefisiensi) atai justru nambah (efisien), dan pastikan juga nih artikel ini dikirimkan ke bagian SCM dan finance, agar mereka baca dan mempersiapkan target-target nya.
Terus doain Foodizz Team untuk bisa terus berbagi ilmu ya Sahabat Semua, semoga bermanfaat, sukses selalu bisnis kuliner Indonesia.
Buat Sahabat Foodizz yang masih bingung penerapan 8 poin di atas dan butuh mentoring silahkan langsung ajah kontak WA Foodizz di: +62-811-2009-7974 atau klik disini untuk mendapatkan mentoring terkait supply chain management bersama pakarnya.
Foodizz Academy
www.foodizz.id
www.sekolahkuliner.com
Disclaimer:
Diunggah {{ article.formatted_published_at }}
