"Pak kompornya ga bisa nyala, sudah dicoba berkali-kali"
"Bu, AC nya panas, konsumen pada complain"
"Pak, air ledengnya mati, sementara dapur ga bisa terima order"
"Bu, area konsumen ada yang kebanjiran, tadi hujan deras"
"Pak, tadi ada konsumen jatuh karena kursinya patah" 
"Bu, WC mampet, jadi tidak bisa digunakan nih"

dst seperti ini dengan barbagai masalah lain tanpa henti, apalagi kalau outlet sudah jumlahnya lebih dari lima atau bahkan sudah puluhan. Mengalami ga?

Pertanyaan berikutnya, bisa dihindari tidak? Kalau outlet kita traffic tinggi, rame, dan memang itulah harapannya, jawabannya hampir bisa dipastikan TIDAK MUNGKIN dihindari, TIDAK MUNGKIN tidak terjadi berbagai masalah di dalam outlet. Kemarin sore contohnya, ketika bukber di salah satu Nasi Padang Paling Viral di Indonesia, kebetulan kita reserve private room, pas mau cuci tangan, eh air di seluruh wastafel area private room nya mati hehe, jadi ajah disedikan kobokan dan juga jar air cuci, padahal untuk masakan padang hal ini sangat basic dan penting bagi konsumen.

Tentu kita ga complain, karena sesama pengusaha kuliner kadang "apes" ga kenal tanggal dan waktu haha, bisa jadi memang wastafel nya baru rusak, jadi belum sempat di perbaiki dan kebetulan pas kita lagi makan di sana. Inilah contoh dari belasan, bahkan puluhan masalah yang akan muncul ketika outlet berjalan, apalagi kalau outlet nya banyak wkwk.

Pertanyaannya, bagaimana langkah terbaik untuk menantisipasi dan mengelola perbaikan dan kerusakan yang terjadi sehari-hari di outlet, agar outlet bisa berjalan dengan lancar, konsumen puas, serta omset selalu terjaga? Yuk kita bahas.

1. Kualitas Bangunan & Equipment

Salah satu sumber masalah banyaknya maintenance yang terjadi ketika outlet berjalan disebabkan oleh kualitas bangunan dan peralatan yang kita miliki. Kompor Wok Harga 5 juta dengan 20 juta jelas sangat berbeda dari sisi kualitas "ada barang ada uang" istilahnya. Memang masih tergantung juga pemakaian, misalnya outlet sepi yah harga 5 juta ato 20 juta sih ga banyak pengaruh, wong jarang digunakan, tapi jika bisnis kita high traffic, baru nanti temen-temen akan merasakan bagaimana kualitas menjadi kunci penting.

Contoh lain penggunaan kursi dan meja, harga kursi "jati" yang 250 ribu tentu akan sangat berbeda kualitasnya dengan harga kursi jati 1 juta, biapun klaim nya sama-sama jati, masalahnya jati yang mana? Secara tampilan jika kita orang awam, mungkin melihatnya sama-sama ajah, eh pas digunakan dan kebetulan outlet penuh banyak case kursi patah. Contoh lain penggunaan merek AC, yang murah dengan yang mahal udah jelas perbedaannya akan terlihat dari sisi daya tahan, maintenance, dan kualitasnya.

So, jika ingin menghindari biaya maintenance yang tinggi, kualitas tentu jadi salah satu pertimbangan namun konsekuensinya adalah harga, yang artinya biasa modal akan makin tinggi. Kembali lagi, bagaimana forecast dan performa bisnis kita tentunya.

2. Tim Maintenance

Buat bisnis yang sedang berkembang dan sedang melakukan ekspansi, kebutuhan untuk memiliki tim maintenance merupakan hal yang penting, baik itu internal tim ataupun outsource ke pihak ke 3, karena perbaikan outlet biasanya akan dibutuhkan setiap saat dan kadang tidak kenal waktu, plus seringnya di weekend lagi hehe.

Contoh, ketika hujan besar, eh salah satu outlet bocor dan banjir, kebayang ga klo tidak punya PIC atau tim untuk segera handling situasi ini? Contoh lain misalnya listrik konslet sehingga operasional outlet terganggu, ada potensi bahan baku rusak, berapa lama vendor bisa datang untuk memperbaiki semua ini, gimana klo vendornya tidak angkat telepon atau libur? Contoh lain, kompor wok rusak, sementara produk unggulan kita nasi goreng, lah gimana mau jualan? Semua masalah-masalah ini bisa membuat outlet bisa tutup tidak jualan yang artinya OMSET hilang.

3. Alokasi Budget Perbaikan (Maintenance)

Kita wajib melakukan alokasi budget perbaikan setiap bulannya x % dari omset setiap outletnya. Jika perlu pisah kan rekeningnya sehingga penggunaan bisa dengan sistem (realisasi budget) yang dilaporkan mingguan, bukan harus melalui pengajuan budget yang membutuhkan waktu. Hal ini penting karena perbaikan atau maintenance itu butuh cepat dan sering kali mendadak seperti membeli suku cadang, panggil tukang, beli sesuatu, sehingga butuh cash cepat.

Berapa alokasi budgetnya? Yah Kembali lagi tentu dari sisi Financial Projection yang dibuat di awal, biasanya dalam biaya operasional sudah di masukan x% biaya perbaikan atau maintenance, atau bisa jika jumlahnya ditetapkan berdasarkan history perbaikan atau maintenance yang pernah terjadi di bulan-bulan sebelumnya.

4. Buku Data Vendor dan Garansi

Beberapa peralatan di outlet khususnya yang berharga mahal biasanya sudah ada garansi dan support dari vendor, nah pastikan tim perbaikan atau maintenance memiliki buku catatan, terkait siapa vendornya, masa garanasi, kontak PIC nya, sehingga memudahkan untuk di kontak dan dikordinasikan jika diperlukan perbaikan atau maintenance.

Yang sering kali terjadi adalah, garansi dan kontak PIC ini tercecer tidak tahu ada di mana, hanya bagian pembelian yang mengetahuinya, sehingga menyulitkan kordinasi jika mendadak dibutuhkan, padahal tentu kita tau sebagai pengusaha jika sudah terjadi keruasakan dan permasalahan di outlet maka dibutuhkan urgent saat itu juga.

5. Jasa Perbaikan atau Maintenance Cadangan

Vendor cadangan untuk perbaikan juga penting untuk dimiliki biarpun kita sudah memiliki tim / PIC perbaikan atau maintenance, khususnya jika outlet kita sudah cukup banyak karena bisa jadi cukup banyak kerusakan atau perbaikan yang dibutuhkan di satu waktu. Jangan tergantung dengan 1 vendor, pastikan punya 2-3 vendor back up untuk perbaikan atau maintenance, sehingga kita punya fleksibilitas ketika membutuhkan bantuan vendor.

Masalah dari punya vendor ini adalah minta bayar cash, karena biasanya mereka pekerjan informal non PT atau CV (sebaiknya juga gitu sih) sehingga harganya murah, karena itulah poin no 3 sangat penting untuk punya budget yang bisa dikeluarkan setiap saat, tapi yah tentu dengan kontrol yang tetap harus ketat sesuai SOP yang dibuat oleh perusahaan.

6. Suku Cadang Equipment

Khusus beberapa peralatan yang cukup vital bagi operasional bagian perbaikan atau maintenance adalah wajib memiliki suku cadang dari peralatan tersebut karena dari pengalaman hal ini biasanya yang cukup menghambat karena butuh mendatangkan suku cadang dari vendor. Paling bener sih minta vendornya punya suku cadang di area lokal tempat kita beroperasi. Dari pengalaman juga biasanya peralatan rusak itu bagiannya itu-itu ajah, jadi sebetulnya sudah bisa di prediksi apalagi Anda menggunakan peralatan dan brand yang memang tergolong murah.

IMHO, ada harga ada kualitas rasanya hal ini tidak perlu diperdebatkan, tentu dengan asumsi yang sama yah. Contoh deep fryer harga 5 juta dengan harga 25 juta di gunakan sama-sama serving 1.000 porsi per day, yah kemungkinan besar yang 5 juta butuh maintenance lebih cepat, ini berdasarkan pengalaman yah, walapun memang kadang ada juga peralatan yang bandel dan tahan lama.

7. Penggunaan dan Perawatan Operasional

Rapih dan disiplin dalam penggunaan peralatan juga menjadi faktor penting apakah peralatan bisa lebih awet dan tahan lama. Sebagai contoh AC ruangan, jika cafe kita buka 24 jam tentu perlu disiplin untuk mengistirahatkan terlebih dahulu AC beberapa waktu untuk digunakan kembali, jika di geber selama 24 jam tanpa henti sudah pasti AC akan cepat membutuhkan perbaikan dan juga potensi untuk rusak. Contoh lain juga mesih kopi yang membutuhkan rest beberapa waktu, kalibrasi ulang, dan perawatan sebelum kembali digunakan.

8. Penanggung Jawab & SOP Operasional

Karena peralatan digunakan setiap saat oleh tim operasional maka sangat penting untuk setiap peralatan dan perlengkapan harus dibebankan tanggung jawabnya ke Operasional Manager dan Leader Section, atau siapapun yang Anda tunjuk. Setiap kerusakan akibat kelalaian dan juga tidak melaksanakan SOP yang dibuat wajib menjadi tanggung jawab PIC bersangkutan untuk membereskan masalah yang terjadi sampai konsekuensi untuk melakukan pergantian.

Nah untuk itu penting sekali buat business owner memiliki SOP penggunaan dan perawatan peralatan yang ada, baik itu yang sangat mahal maupun sampai yang paling sepele, misalnya sendok & garpu. coba saya tanya, sering ga merasa sendok & garpu makin lama makin sedikit, dan akhirnya harus beli lagi? Yah inilah jika tidak ada SOP dan penanggung jawabnya.

Bahasan kali ini sebetulnya ringan tapi percayalah punya impact besar terhadap biaya / cost yang akan Anda tanggung dan keluarkan jika tidak diperhatikan dan dikelola dengan baik, apalagi cabang kita sudah banyak. Semoga bisa menjadi manfaat dan insight buat temen-temen semua dan selamat mempraktekan ilmunya.

Note.
Buat Sahabat Kuliner yang membutuhkan Mentoring terkait dengan investor silahkan klik link ini. Sahabat Kuliner juga akan mendapatkan Bonus Dokumen Share Holder Agreement dan Juga Template Business Projection 5 Tahun.

Foodizz Academy
www.foodizz.id

Disclaimer:

• Artikel ini diperbolekan untuk di share & di posting ulang dengan mencantumkan sumber artikel www.foodizz.id/artikel 
• Artikel ini tidak diperkenankan untuk penggunaan komersial, untuk penggunaan komersial wajib mencantumkan ijin tertulis yang diajukan melalui e mail: info@foodizz.id