Dalam membangun dan menjalankan sebuah bisnis kuliner setidaknya ada 3 pilar utama yang harus diperhatikan sahabat Foodizz, ketiga hal itu adalah sebagai berikut:

1. Purpose : ini adalah tentang tujuan kita membangun bisnis kuliner yang akan menjadi pondasi sebuah bisnis dalam jangka panjang. Hal ini termasuk bagaimana kita bisa memiliki niat, motivasi, dan inspirasi yang jelas dan kuat ketika menjalankan sebuah bisnis (intention, motivation and inspiration).

2. People : ini adalah tentang bagaimana kita mengelola sumber daya manusia, tim, dan bekerjasama dengan baik sebagai sebuah organisasi yang solid. Hal ini termasuk bagaimana kita membangun pola pikir yang mendukung, budaya dalam bisnis serta kepemimpinan yang kuat (mindset, culture and leadership).

3. Process : ini adalah tentang pemahaman atas semua aspek teknis dalam bisnis yang mencakup berbagai proses seperti marketing, supply chain, legal, finance, operational, dan lain-lain (end-to-end business process).

Artikel kali ini akan membahas tentang aspek people, yang secara khusus akan mengupas bagaimana kita membangun sebuah budaya meeting yang produktif dimana semua partisipan memiliki kejelasan tentang tujuan meeting, diskusi yang terarah dan efektif, dan yang paling penting tindakan / action yang harus dilakukan / di follow-up setelah meeting.
 

Banyak sekali meeting yang dilakukan dalam menjalankan sebuah bisnis, baik sekedar sharing informasi sampai kepada pengambilan keputusan sehari-hari ataupun pengambilan keputusan yang strategis. Menjalankan meeting tentu saja akan memerlukan dan menghabiskan waktu, tenaga dan pikiran. Oleh karena itu sangat penting kita sebagai pelaku bisnis kuliner memahami bagaimana menjalankan sebuah meeting yang efektif dan berujung kepada action yang jelas (action-oriented).
 

SEBELUM MEETING

• Cek apakah meeting benar-benar dibutuhkan, banyak meeting yang diadakan malah menyebabkan ketidakjelasan atau lebih banyak masalah, belum lagi waktu yang terbuang untuk mendiskusikan sesuatu yang tidak jelas arah dan tujuannya. Cek apakah diskusi tersebut membutuhkan sebuah meeting khusus atau bisa diselesaikan dengan diskusi biasa sehari-hari. Karena tidak semua masalah harus diselesaikan melalui sebuah meeting.
• Tentukan tujuan sebuah meeting dengan jelas, termasuk mengkomunikasikannya dengan transparan dalam undangan meeting. Apa hal yang akan didiskusikan, analisa yang perlu dilakukan dan juga keputusan yang harus diambil.
• Untuk topik pembahasan yang penting dan strategis, komunikasikan poin-poin diskusi utamanya dengan key stakeholders sebelum meeting.
• Siapkan data-data dan informasi yang penting dan sirkulasikan sebelum meeting, sehingga diskusi dan pengambilan keputusan akan lebih terarah dan berdasarkan data.
• Pastikan ketersediaan ruang meeting dan fasilitas pendukung, seperti papan tulis, flip chart atau proyektor, termasuk ketersediaan link untuk meeting virtual.
• Jadwalkan meeting dengan jelas (dan sebisa mungkin jangan mendadak, kecuali untuk agenda yang sangat penting) termasuk waktu, tempat, dan agenda meeting.

KETIKA MEETING

Cara menjalankan meeting akan memberikan efek yang signifikan terhadap semangat dan suasana diskusi yang kondusif, sehingga diharapkan hasil dari meeting tersebut akan maksimal.

1. Mulai tepat waktu (on-time) dan sebisa mungkin juga selesai on-time. Ini adalah hal kecil tapi penting untuk membangun budaya bisnis yang efektif.

2. Buka meeting dengan ringkasan (summary) yang jelas tentang apa yang akan didiskusikan dan hasil yang ingin dicapai setelah meeting selesai

3. Pastikan ada yang mencatat poin diskusi dan membuat minutes of meeting. Poin-poin dari minutes tersebut minimal terdiri dari agenda yang didiskusikan, keputusan / action yang diambil dan siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya (PIC), termasuk tanggal action tersebut harus selesai / dilaporkan kembali.

4. Berikan kesempatan kepada semua orang untuk berpendapat dan buat suasana yang terbuka. Tapi harus dipastikan poin diskusi tetap terarah dan relevan dengan tetap memperhatikan durasi meeting.

5. Jangan biarkan diskusi tidak jelas, kesana kemari karena ada yang mendominasi meeting dengan konten atau pendapat yang tidak relevan dengan meeting.

6. Berpikiran terbuka (open-minded), menghormati, dan belajar menganalisa pendapat orang lain. Boleh jadi ada pendapat atau analisa baru yang bisa membuat keputusan yang lebih baik.

7. Putuskan dengan langsung dan jelas sebuah masalah ketika diskusi sudah mencapai kesepakatan (consensus). Jangan bertele-tele sehingga menghabiskan waktu meeting.

8. Akhiri setiap meeting dengan ringkasan (summary) apa yang sudah didiskusikan, keputusan yang sudah dibuat dan tindakan (action) yang harus diambil termasuk oleh siapa dan kapan.

SETELAH MEETING

9. Langsung follow-up setiap meeting dengan sirkulasi minutes of meeting. Sehingga setiap orang yang terlibat memiliki referensi yang sama dan membangun rasa tanggung jawab yang lebih kuat untuk melaksanakan hasil meeting.

10. Jika diperlukan, lakukan diskusi terpisah jika ada partisipan meeting yang tidak memberikan pendapat atau tidak setuju sepenuhnya terhadap hasil meeting. Namun penting untuk menjaga komitmen atas hasil meeting, 70% agreement but 100% commitment bisa saja terjadi dalam sebuah meeting, yang penting semua orang yang terlibat menghormati dan memiliki komitmen ketika keputusan sudah diambil bersama.

11. Ambil tindakan dengan cepat, monitor setiap action dari meeting dan update perkembangannya secara reguler dan bahas dalam meeting selanjutnya untuk memastikan semua action sudah selesai.

12. Follow-up secara terpisah jika ada kendala atau masalah yang tidak diantisipasi sebelumnya untuk melaksanakan hasil meeting. Berikan support yang dibutuhkan dan memadai agar anggota tim bisa menjalankan komitmen action-nya.

Demikianlah 12 langkah yang bisa dilakukan dalam mengelola meeting di dalam bisnis sehingga setiap meeting akan berjalan efektif, action-oriented serta membawa perubahan dan kebaikan dalam membangun budaya yang sehat dalam organisasi.

Semoga Bermanfaat.

#KeepSharing

#KeepLearning

#SpreadKnowledge

#KulinerIndonesia

Foodizz
1st F&B EduTech in Indonesia
Belajar Bisnis Kuliner ..... Yah di Foodizz.

www.foodizz.id
www.sekolahkuliner.com
Join Telegram Group di t.me/foodizzid

*Buat temen-temen yang mau copas artikel silahkan ajah ga perlu minta izin asal mencantumkan sumber artikelnya, yaitu www.foodizz.id/blog. Yuk hargai karya dan usaha orang lain dalam membuat konten.