"Foodizz, bagaimana yah membuat SOP (Standart Operating Procedure) agar karyawan kita bisa bekerja dengan lebih terarah dan terstandar, pusing banget nih mau karyawan lama, apalagi kalau karyawan baru sering kali kalau saya tidak di outlet, apa yang dikerjakan tidak sesuai dengan SOP yang sudah saya beritahukan ke mereka?"
SOP dalam bisnis kuliner memang jadi KUNCI PENTING bagi bisnis kuliner, banyak sekali bisnis yang akhirnya gagal, biarpun awalnya ramai dikarenakan SOP nya tidak berjalan dengan baik. Sering kita pastikan ketika makan di brand A cabang X enak, pas makan lagi di cabang lainnya, loh kok rasanya or layannya beda banget yah, jadi males datang lagi. Nah ini terjadi biasanya disebabkan oleh SOP yang tidak berjalan dengan baik. Jadi harus bagaimana nih dan SOP seperti apa yang harus dibuat? Yuk coba kita bahas yah.
Sebagai catatan dulu yah, Langkah SOP yang Foodizz share di bawah menggunakan asumsi business owner menjalankan bisnisnya dari nol, tidak punya budget untuk bayar konsultan SOP, konsultan resep, sehingga semua dikerjakan sendiri. Tentu cerita lain jika Sahabat Foodizz punya privilage dari sisi budget, modal anak sultan atau sudah punya dana investasi yang dialokasikan.
Ok let's go!
1. Rekam dulu semua dalam video
Apapun yang Sahabat Foodizz lakukan, mulai dari membuat bumbu, cara masak, cara menyajikan, cara menyapa konsumen, cara potong ayam, cara simpen barang sisa dan apapun itu yang biasa dilakukan sehari-hari ketika berjualan, REKAM. Gunakan kamera, pake tripod dan rekam semua hal secara detail.
"Perlu sambil ngomong ga pas di rekam?" Lebih bagus, sambil ngomong ajah, misalnya nih "Sambel ini harus di blender kasar, cukup 3 detik ajah agar menghasilkan cabe yang masih kasar, hal ini penting agar konsumen mendapatkan sensasi makan cabenya. Setelah itu siram dengan minyak mendidih yang sangat panas, untuk 1 kg cabe, gunakan 200 ml minyak panas, jangan lebih, jangan kurang karena ini sudah takaran terbaik".
2. Buat dokumen tertulis dengan melihat video
Nah setelah punya Video yang direkam dengan detail untuk semua proses yang kita lakukan, baru kemudian Sahabat Foodizz tonton ulang semua videonya satu satu dan kemudian mulai dituliskan apapun proses dan omongan yang dilihat dan didengar. Bagaimana jika Sahabat Foodizz tidak punya waktu karena kebutulan sibuk terus, konsumen rame banget (Aminn)?
Solusinya coba cari anak magang yang bisa membantuk melakukan dokumentasi tertulis dari semua video yang sudah dibuat untuk dijadikan Dokumen SOP Tertulis, "semuanya?" Yah betul semua, sampe Ngepel Lantai pun pastikan direkam kemudian di buat tertulis.
3. Periksa Kembali Dokumen yang Sudah Tertulis
Setelah semua sudah didokumentasikan secara tertulis jadi Dokumen SOP, maka Sahabat Foodizz harus dan wajib meluangkan waktu untuk memeriksa apakah semua yang tertulis sudah sesuai berdasarkan pengalaman, pengetahuan, dan video yang sudah dibuat sebelumnya. Di poin ke 3 inilah kita biasanya akan menemukan GAP (perbedaaan) antara yang di videokan, yang seharusnya menurut Sahabat Foodizz, dan yang sudah didokumentasikan secara tertulis.
Ga perlu khawatir, ini hal wajar dan justru menjadi pelajaran buat Sahabat Foodizz untuk tidak menyepelekan dan menggampangkan terkait pembuatan SOP, bayangkan saja bagaimana karyawan kita yang menjalankan? Lah kita sendiri Ownernya ajah bisa mendapati cukup banyak perbedaan ternyata khan.
Di poin ke 3 ini lakukan revisi dokumen dengan detail, periksa satu-satu, dan perbaiki satu per satu, tidak perlu terburu-buru, yang penting konsisten, misalnya setiap hari 1-3 dokumen di periksa, diedit, dan perbaiki sampai jadilah Dokumen Revisi.
4. Videokan ulang berdasarkan Dokumen Revisi
Setelah memiliki dokumen revisi maka buat kembali video-video sesuai dengn dokumen yang sudah di revisi tersebut, nah di tahap ini mungkin bisa dibuat dengan lebih bagus, misalnya menggunakan video maker, editing, dll karena video ini akan bisa kita gunakan jangka panjang untuk memberikan training kepada karyawan kita setiap waktu.
Sebisi mungkin di poin no 4 ini sudah tidak lagi ada revisi, apalagi jika kita membayar vendor video untuk melakukan taping, berinvestasilah sedikit (jika punya dana) untuk kualitas video dan editing karena jika bisnis kita berkembang (scale) maka video-video SOP ini akan jadi kunci penting untuk menjaga konsisten dalam segela hal.
5. Tools Pendukung untuk Menonton SOP (HP, TV, LMS)
Nah setelah video jadi, siapkan peralatan pendukung yang akan digunakan untuk menonton video-video yang sudah dibuat. Paling sederhana tentu saja HP kantor (yah harus HP kantor, agar video terprokteksi & tidak menyebar) yang akan digunakan oleh karyawan untuk menonton video yang sudah dibuat. Selain HP bisa juga TV digital di kantor atau outlet, dan paling canggih bisa menggunakan LMS (Learning Management System) yang banyak digunakan oleh brand besar, karena LMS ini bisa sangat custom penggunaannya, seperti bisa schedule, test tertulis (digital, dll).
Boleh tidak videonya dibuat group kemudian karyawan menonton di group tersebut, misalnya group Telegram or group WA, yah sebetulnya bisa-bisa ajah, tapi resiko file nya tersebar jadi cukup besar. Jika menggunakan inventory/ peralatan dari kantor, minimal kita bisa kontrol dan dijaga kerahasiaannya.
6. Testing Nonton dan Praktek
Ditahap awal, setelah video jadi dan sudah ada tools untuk menontonnya, coba lakukan testing (bisa untuk karyawan baru) untuk menonton dan kemudian mempraktekan apa yang sudah dibuat di dalam video SOP. Lihat dan pelajari hasilnya seperti apa, apakah yang sudah menonton bisa mempraktekan apa yang ditontonnya dengan baik, apakah ada yang perlu di improve agar lebih baik hasilnya atau bahkan perlu diulang videonya.
Logikanya, apa yang ditonton jika di praktekan persis sama dengan yang ditonton, akan menghasilkan output yang sama, kecuali kendalanya memang dari SDM nya, misal memang si karyawan ini ada kekurangan dari sisi kemampuan atau memang ada keterbatasan fisik.
7. Buat Schedule Nonton SOP secara Rutin & Test Tertulis
Jika semua sudah berjalan lancar, pastikan juga kita buat schedule rutin untuk menonton SOP di setiap bagian, karena KUNCI KONSISTENSI adalah PENGULANGAN. Misalnya kasir harus menonton video setiap hari sebelum buka outlet, karyawan service juga sama harus nonton sebelum buka outlet, dan juga semua bagian di dalam bisnis kuliner kita.
Selain schedule rutin, lakukan juga audit dan test secara berkala, misalnya setiap 1 bulan sekali untuk memastikan seluruh karyawan memang memahami SOP yang ada serta juga hafal dengan apa yang mereka lakukan setiap hari. Testnya dibuat sederhana ajah, misalnya untuk karyawan service "lap meja harus berwarna apa?", "Tuliskan urutan membersikan meja?" dll.
8. Buat KPI, Reward & Punishment
SOP hanya berjalan jika dikontrol dengan ukuran kerja (KPI, Key Performance Indicator), Reward (penghargaan) serta Punishment (konsekuensi) yang melekat ke karyawannya. Nah jadi Sahabat Foodizz wajib buat nih poin 8 ini, tentukan apa KPI masing-masing karyawan dan tim, serta apa reward dan punishmentnya karena jika tidak, akan ada karyawan yang mengabaikan atau tidak serius menjalankan SOP nya, simplenya "ah ga dijalanin ajah ga apa-apa kok, santai ajalah ngapain ribet-ribet".
Contoh untuk karyawan service area konsumen, KPI nya bisa dari review atau survey konsumen terhadap keramahan, kebersihan dan kecepatan layanan, jika dalam 1 bulan ada 100 review konsumen, maka target mereka harus nilai 4 (1-5) mencapai 90% yang artinya konsumen puas. Jika tercapai, makan team dan individu akan mendapatkan tambahan bonus sekali senilai xx misalnya.
9. Review Secara Berkala
Pastikan SOP dan implementasinya selalu di review secara berkala, catat berbagai masukan, masalah, komplain yang terjadi di lapangan untuk kita lihat apakah masalah di SOP, di implementasinya, di SDM nya, atau bisa jadi yang muncul sesuatu yang belum kita SOP khan, sehingga perlu segera di buat.
Tapi dengan SOP sudah dalam bentuk video kita tidak perlu tim yang besar untuk melakukan review dan re training, karena semuanya sudah dalam bentuk digital yang artinya biaya lebih kecil.
10. Pengawasan Lapangan yang Ketat
Biarpun SOP sudah berjalan dengan baik, pengawasan tetap harus dijalankan secara rutin baik internal yang dilakukan oleh Manager / SPV / Area Manager/ Ownernya sendiri maupun pengawasan yang di outsource ke pihak ke tiga, seperti menghire lembaga riset untuk untuk melakukan Mystery Shopper, dll.
Nah inilah 10 langkah membuat SOP untuk temen-temen UMKM dan UKM yang bisa langsung di praktekan, semoga sharing kali ini bermanfaat. Yuk segera Action buat SOP kita dengan lebih baik.
Semoga Ilmu kali ini bermanfaat buat Sahabat Foodizz Academy semua, yuk jangan lupa sebarkan ilmunya dengan mencantumka sumber dari Foodizz Academy dan semoga makin banyak yang bisa mendapatkan manfaatnya.
Foodizz Academy
www.foodizz.id
www.sekolahkuliner.com
Disclaimer:
Diunggah {{ article.formatted_published_at }}
