"Siapa diruangan ini setiap minggu ada meeting dengan management atau timnya secara rutin? ........ "Loh kok dari 50 cuma kurang dari 10 orang yang angkat tangan, kok bisa?"

Jujurly kadang suka bingung kalau tau pebisnis kuliner, apalagi yang bisnisnya sedang scale atau berkembang ternyata tidak ada rutin meeting yang dijadwalkan setiap minggu, padahal meeting ini sangat penting bagi bisnis kita. Kebanyakan setelah ditanya memang jawabannya cukup mengejutkan, tapi disisi lain yah.. memang itulah masalahnya "ga tau mau bahas apa", lagi berchyandaa yah?

Mengapa sih meeting rutin itu penting? Apa saja memang yang perlu dibahas dalam meeting tersebut? ok, coba kita bahas yah Sahabat Foodizz di artikel Foodizz kali ini. 10 Alasan Mengapa Business Owner Wajib Meeting Rutin, Yuk gasss.

1. NUMBERS REVIEW

• Bisnis kuliner itu selalu berurusan dengan angka-angka
• Penjualan, TC (Total Check) dan APC (Average Per Check)
• COGS / Harga Pokok Penjualan
• Cash Flow Planning minggu dan bulan berjalan
• Biaya Operasional
• Angka pencapaian penjualan sementara apakah sesuai target atau tidak
• Rencana pembayaran vendor
• Intinya semua detail di atas adalah alasan PENTING mengapa harus meeting
• Review numbers / Angka hukumnya WAJIB bagi seorang pebisnis
• Jadi pastikan harus ada meeting setiap minggu.
• Gimana kalau datanya tidak ada berbagai hal di atas?
• NAH ITU MASALAH BESAR BERARTI, makin wajib meeting haha.

2. INITIATIVE PROGRAM TO ACHIEVE THE TARGET

• Kalau review angka sudah dilakukan dengan detail
• Maka meeting juga jadi penting untuk membuat inisiatif / program
• Program atau inisiatif dari review angka yang sudah dilakukan
• Misal, sales drop 10%, ok jadi apa program minggu ini biar naik?
• Kalau target COGS 40%, ternyata jadi 45%, terus inisiatifnya apa?
• Kalau minggu ini harga cabe naik 50%, terus harus gimana?
• Kalau cash flow ternyata ga cukup, gimana langkah berikutnya?
• Kebayang ga kalau sampe kita ga meeting, kacau perusahaan kamu nanti
• Ketika kita meeting, kita bisa segera ambil langkah / inisiatif / program
• Berharap minggu depan lebih baik dengan melakukan hal yang sama?
• Kata Einstein itulah namanya kegilaan.

3. OPERATION ISSUE & CHALLANGE

• Meeting rutin juga penting untuk update berbagai isu terkait operation
• Bisa isu operasional, isu supply chain, isu finance, marketing, dll
• Prioritaskan isu yang berdampak signifikan tentunya
• Ga perlu semua dibahas dan jadi ajang curhat nantinya
• Isu signifikan, misalnya stock barang kosong, lah gimana mau jualan?
• Isu signifikan, misalnya sales drop 30%, nah ini harus urgent dibahas
• Buat check list meeting, 5-8 maksimal isu penting yang dibahas
• Paling baik 3-5 isu penting jadi kita bisa fokus dan produktif

4. MENU ANALYSIS & CONTRIBUTION

• Bisnis kuliner tentu terkait penting dengan produk
• Karena itu tiap minggu kita perlu meeting terkait analisa menu
• Menu apa yang laku, apakah sudah sesuai harapan kita
• Jika laku apa yang dilakukan, yang harus kita lakukan lagi minggu ini
• Jika tidak laku kenapa? Apa yang harus dilakukan?
• Apakah stock terkait menu ini sudah aman untuk minggu ini
• Misal ada long weekend, nah penting harus punya stock lebih banyak kah
• Apakah ada menu yang perlu di perhatikan dan dipantau
• Misal, harga cabe naik 50%, nah harus gimana nih minggu ini

5. CUSTOMER INSIGHT

• Meeting rutin juga penting untuk melakukan review konsumen
• Konsumen terbagi 2, konsumen yang sudah pernah datang dan yg belum 
• Berapa banyak konsumen lama datang lagi, apakah sesuai target kita?
• Berapa banyak konsumen baru yang datang, apakah sesuai target kita?
• Jika ya or tidak, apa yang harus dilakukan?
• Ada perkembangan apa terkait dengan konsumen di luar sana?
• Misalnya konsumen kita sekarang suka tempat outdoor
• Contoh lain, wah sekarang konsumen sudah banyak yang beralih ke TikTok
• Bisa juga misalnya konsumen kita lagi FOMO nih ada tempat baru

6. COMPETITOR MOVEMENT

• Meeting rutin juga penting untuk memantau pergerakan pesaing
• Apa yang mereka lakukan saat ini, apakah impactnya besar?
• Apakah ada pesaing baru yang muncul atau akan muncul?
• Langkah antisipasi apa yang harus dilakukan jika ada pesaing baru?
• Kekuatan atau differensiasi apa pesaing tawarkan ke konsumen?
• Apakah agresifitas pesaing bakal berimpact dengan bisnis kita?
• Jangan sampai (misalnya) sales turun, tapi kita ga tau gara-gara apa? bisa jadi gara-gara ada pesaing baru

7. NEW INFORMATION & INSIGHT

• Ada berita, informasi atau update apa minggu kemarin?
• Apakah ada yang lagi heboh atau viral yang perlu kita perhatikan?
• Apakah ada hal baru terkait dengan teknologi yang penting?
• Kadang ada hal baru yang penting di mana kita harus cepat bergerak
• Manfaatkan hal tersebut untuk keuntungan brand dan bisnis kita
• Jangan sampai pesaing duluan yang update

8. INTERNAL COORDINATION & ALIGNMENT

• Meeting rutin juga penting untuk kordinasi internal
• Biar satu tim bekerja dengan tujuan yang sama, ga SILO
• SILO = yang penting kerjaan gua beres, bodo amat yang lain
• Padahal jelas, jika target berdasarkan angka, khan semua tanggung jawab
• Misal target profit, sales, cost, semua pasti terkait toh
• Karena itulah perlu untuk meeting bareng
• Selain juga meeting rutin akan membangun suasana lebih kondusif 
• Jika ada problem, bisa selesai dalam meeting, tidak berlarut-larut

9. PROGRESS LAST MEETING

• Meeting rutin juga penting untuk update hasil meeting sebelumnya
• Apa yang menjadi inisiatif atau program, bagaimana hasilnya?
• Apakah target-target yang dibuat minggu lalu tercapai?
• Jika tidak tercapai apa sebabnya? Apa kendalanya? 
• Jika tercapai apa yang perlu di lanjutkan untuk minggu ini?
• Apa konsekuensi dari target yang tidak tercapai tersebut?

10. STRATEGIC DECISION

• Jika perusahaan sudah besar, ada keputusan-keputusan penting yang perlu di ambil
• Misalnya pembukaan cabang baru, butuh investasi modal
• Pembelian inventory dalam jumlah besar untuk antisipasi moment
• Pembayaran sewa yang menyedot cash flow cukup besar
• Melakukan rekrutmen atau perampingan yang cukup stratejik
• Mengeluarkan budget sponsor yang nilainya cukup besar
• Nah meeting rutin juga penting karena akan ada ajah isu penting
• Yang perlu dididiskusikan, tukar pikiran, dan kemudian di putuskan bersama
• Jangan sampai ada keputusan tapi pimpinan divisi lain tidak tau hal ini

Nah sebelum meeting rutin mingguan, selalu wajibkan seluruh peserta meeting untuk menyiapkan beberapa hal di bawah:

1. Check list diskusi
2. Tetapkan waktu diskusi di google calender
3. PIC yang terlihat diskusi
4. Notulen dan PIC yang mencatat hasil dan keputusan meeting
5. Data support dibawa masing-masing peserta sesuai divisinya

Semoga ilmu kali ini bermanfaat buat Sahabat Foodizz Academy semua, yuk jangan lupa sebarkan ilmunya dengan mencantumka sumber dari Foodizz Academy dan semoga makin banyak yang bisa mendapatkan manfaatnya.

Foodizz Academy
www.foodizz.id
www.sekolahkuliner.com
 

Disclaimer:

• Artikel ini diperbolekan untuk di share & di posting ulang dengan mencantumkan sumber artikel www.foodizz.id/artikel 
• Artikel ini tidak diperkenankan untuk penggunaan komersial, untuk penggunaan komersial wajib mencantumkan ijin tertulis yang diajukan melalui e mail: info@foodizz.id